Что такое деловое письмо?

Что приходит вам в голову, когда вы слышите термин «деловые письма»? Давайте угадаем!

Сама концепция деловых писем может показаться вам совершенно древней. Вы можете задаться вопросом, присылают ли люди вообще эти белые конверты с модными бланками.

Или, если это просто устаревшая концепция, замененная электронной почтой и сообщениями. По правде говоря, в деловом мире печатные письма являются важной частью любой коммуникационной стратегии.

Согласно исследованиям, офисный работник получает в среднем 121 письмо в день.

Это означает, что у вашего письма больше шансов быть прочитанным, если оно доставлено через ваш почтовый ящик, а не через электронную почту.

Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или написать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может вам помочь.

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это официальный документ, который одна компания отправляет другой. Эти письма могут использоваться для профессиональной переписки между клиентами, сотрудниками, заинтересованными сторонами, а также отдельными лицами.

Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или написать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может отличиться.

Деловые письма демонстрируют уровень профессионализма и высокого класса, однако их написание становится утомительной задачей, если вы не знакомы с концепцией.

Виды деловых писем

Какую информацию вы должны включить и насколько она должна быть формальной?

Есть ли ограничение на количество абзацев, которые вы можете написать?

Если у вас нет ответов на эти вопросы, вы попали в нужное место.

Мы составили руководство, чтобы вы могли овладеть искусством написания деловых писем.

Но перед этим давайте кратко рассмотрим различные типы деловых писем, которые вам, возможно, понадобится написать в какой-то момент вашей жизни.

Типы деловых писем

1. Сопроводительные письма

Во-первых, сопроводительное письмо — это одностраничный документ, который кандидаты отправляют вместе со своими резюме. Работодатель отправляется на путь величайших карьерных и жизненных достижений.

Независимо от того, являетесь ли вы студентом или опытным профессионалом, сопроводительное письмо является важным документом, демонстрирующим ваши навыки, опыт и то, почему вы подходите для должности, на которую претендуете.

Подсказки:

Не пытайтесь вместить в сопроводительное письмо всю свою карьеру. В нем должен быть тщательно подобранный сборник рассказов.

Не указывайте навык, которого у вас на самом деле нет. Вы обязательно пожалеете, когда вас попросят применить этот навык на собеседовании.

Будьте лаконичны и пишите по делу. У работодателя нет времени читать мемуары целиком.

2. Деловые приглашения

Эти письма — формальный способ связаться с компанией или частным лицом и пригласить их на мероприятие, организованное вашей компанией.

Поскольку деловые мероприятия обычно носят формальный характер, письмо-приглашение, скорее всего, также будет формальным. Но если вы организуете случайное мероприятие, это должно быть отражено в вашем приглашении и тоне.

Подсказки:

Напишите письмо так, чтобы оно вызвало предвкушение события.

Четко укажите дату, время и место проведения.

Установите дружеское продолжение, чтобы напомнить им о событии.

3. Письмо с жалобой

Это письмо — способ формально выразить свое разочарование. Вы можете сообщить о неудачном опыте, плохом обслуживании клиентов или сообщить компании, что их продукция не соответствует вашим ожиданиям.

Ключ к этому письму заключается в том, что оно не должно звучать так, как будто вы придираетесь, но оно также не должно терять своей важности, если вы хотите, чтобы вас воспринимали серьезно.

Подсказки:

Не становитесь слишком эмоциональными или чрезмерно злыми. Просто констатируйте факты.

Будьте сердечны и профессиональны. Расскажите им всю историю и расскажите, как вы хотите, чтобы они исправили свои ошибки.

4. Заявление об отставке

Заявление об увольнении — это документ, уведомляющий вашего работодателя о том, что вы увольняетесь с работы. Независимо от того, работаете ли вы в кафе или крупной компании, это правильный протокол — подать заявление об увольнении перед отъездом.

Также не поддавайтесь, если у вас возникнет желание отправить зажигательное заявление об увольнении! Вы можете снова пересечься с этими людьми.

Подсказки:

Будьте проще, придерживайтесь фактов и не начинайте жаловаться. Письма об увольнении — не самое подходящее место для жалоб и критики.

Поблагодарите своего начальника и / или компанию за предоставленные возможности и опишите некоторые ключевые вещи, которым вы научились на работе.

Если вы занимаетесь влиятельной позицией, внимательно относитесь к своим словам, потому что ваше письмо, скорее всего, будет обнародовано.

5. Заказные письма

Этот тип писем, также известен как «заказ на поставку», используется для заказа вещей или покупки материалов. Они действуют как юридическая запись, документируя сделку между покупателем и продавцом.

Эти письма обычно отправляются одним бизнесом другому бизнесу, чтобы сделать заказ или изменить его.

Подсказки:

Будьте краткими и ясными, чтобы избежать недопонимания или путаницы.

Включите все, что потребуется продавцу для доставки заказа и получения оплаты.

Предоставьте контактную информацию для будущих разговоров или дальнейших действий.

6. Рекомендательное письмо

Эти письма предназначены для того, чтобы порекомендовать кого-то для стажировки, работы или других подобных возможностей.

Перед тем, как нанять сотрудника, многие работодатели просят такие письма. В нем рассказывается, почему человека, о котором идет речь, следует нанять, и описываются его сильные стороны и способности.

Подсказки:

Будьте честны и не соглашайтесь писать письмо незнакомому человеку.

Используйте конкретные примеры, чтобы выделить сильные стороны, навыки и способности человека.

Укажите, почему вы считаете, что кандидат преуспеет в этой роли.

Часто люди упускают из виду важность написания убедительных деловых писем, потому что эта концепция их просто не интересует. В результате люди не умеют писать деловое письмо.

Что ж, если вы в одной лодке, мы вас поддержим.

Написание четкого и краткого делового письма не составляет большого труда, если вы следуете установленным правилам в отношении верстки и стиля обращения.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо относится к письменному обязательству, предоставленному банком по запросу клиента, который заключил договор купли-продажи товаров у поставщика, обеспечивая уверенность в том, что клиент выполнит обязательства по контракту, заключенному с поставщиком.

Помимо покупки товаров, гарантийное письмо также может быть выдано в торговле технологиями, заключении контрактов и строительстве, финансировании от финансового учреждения, аренде крупного оборудования и декларации импорта-экспорта товаров. Оно также может быть отправлено по запросу автора колл-аванса, чтобы дать гарантию того, что он владеет базовым активом и что он будет доставлен банком, если колл будет исполнен.

Коммерческое предложение.

Письмо с коммерческим предложением — это письменный документ, в котором предлагается сотрудничество и описывается, как продукты или услуги вашей компании могут принести пользу потенциальному клиенту или инвестору. Деловая возможность, которая может возникнуть в результате вашего предложения, может быть решающим случаем, поэтому написание эффективного письма, вероятно, является одним из самых важных дел, которые вы можете сделать для своей компании. Однако для того, чтобы письмо было эффективным, оно должно быть, как подробным, так и кратким, а также успешно отражать, как ваш бизнес может принести пользу вашему клиенту.

Извещение (Уведомление)

Письмо-уведомление отправляется для информирования получателя важным контентом. Существует множество сценариев, в которых это обычно используется, в том числе информирование кого-либо о том, что против него был подан иск, уведомление арендодателя о том, что вы планируете переехать, и сообщение различным организациям о том, что вы на законных основаниях изменили свое имя.

Письмо-уведомление также может быть использовано для того, чтобы проинформировать компании или кредиторов о том, что кто-то скончался, или чтобы сообщить иммиграционным властям, что вы поженились, что может повлиять на подачу заявления на визу.

Есть также много неофициальных вариантов использования этого вида писем, хотя они не обязательно могут иметь официальное название «уведомление».

Оферта (Предложение)

Письмо с предложением — это любое письменное уведомление, информирующее кандидата о том, что он был отобран для работы. Это официальное письмо, которое часто включает подробности трудоустройства, от даты начала работы до льгот и, что наиболее важно, условий найма.

Письменные предложения о работе – оферта.

Если предложение о работе сделано по телефону или электронной почте, за ним, скорее всего, будет следовать официальное письмо, подтверждающее детали занятости, такие как описание должности, заработная плата, льготы, оплачиваемый отпуск и структура управления. Предложение о работе может зависеть от выполнения новым сотрудником дополнительных действий, таких как прохождение проверки биографических данных или рекомендаций или прохождение теста на наркотики перед приемом на работу.

Кандидат может принять предложение о работе, подписав и вернув письмо в качестве официального принятия на должность.

Если предложение не соответствует ожидаемому компенсационному пакету, кандидат должен решить, делать ли встречное предложение или отклонить приглашение.

Что входит в письмо с предложением о работе

В письме-предложении подтверждаются такие данные о трудоустройстве, как:

• Описание работы
• Должность
• Структура отчетности
• Дата начала приема на работу
• Зарплата
• Информация о льготах и ​​право на участие
• Подтверждение оферты

Рекламация (Жалоба)

В юридической терминологии жалоба — это любой официальный юридический документ, в котором изложены факты и юридические причины, которые сторона или стороны считают достаточными для обоснования иска против стороны или сторон, против которых подан иск, который дает истцу право на средство правовой защиты.

Как писать письма-жалобы?

Написание официального письма с жалобой остается эффективным способом предупредить компанию о проблеме.

Прежде чем приступить к составлению черновика, соберите всю информацию, которую вам нужно будет включить в свою жалобу. Эта информация может включать время, дату и место, где вы приобрели некачественные товары или услуги, номера ссылок или счетов, а также записи о предыдущем общении с компанией. В обоснование своей жалобы вам может потребоваться приложить к письму копии таких документов, как квитанции.

Как структурировать письмо с жалобой?

Ваше письмо с жалобой должно соответствовать стандартному формату составления официального письма.

Под адресом получателя укажите тему, чтобы указать продукт или услугу, на которые вы обращаетесь в своей жалобе. В первом основном абзаце начните с предложения, которое сразу привлекает внимание читателя к вопросу, например:

• Пишу, чтобы пожаловаться на неправильную установку моего кондиционера.
• Хочу выразить недовольство пребыванием в вашем отеле.

После вступительного предложения дайте краткое изложение событий, вызвавших вашу жалобу. Обязательно укажите точные даты и время и дайте всю необходимую информацию в четкой и логичной последовательности.

В следующих абзацах вы должны указать, какие шаги вы предприняли до сих пор, чтобы решить проблему, и описать последствия неисправного продукта или услуги. Добавление конкретных деталей, таких как дополнительные расходы, которые вы понесли для замены неисправного продукта, усилит вашу жалобу. Если вы ранее общались с компанией, обязательно отметьте это в своем письме; включите номера ссылок, где это возможно.

В последнем абзаце вашего письма вы должны изложить свои ожидания относительно того, как компания должна решить этот вопрос, включая конкретные действия и сроки, например:

• Буду признателен, если вы замените недостающую деталь к следующей неделе.
• Пожалуйста, дайте мне знать, как можно скорее, какое действие вы предлагаете предпринять.
• Я с нетерпением жду вашего ответа в течение следующих десяти дней.

Совет: проявите спокойствие и сосредоточенность.

Сосредоточьте свою жалобу на том происшествии, которое вызвало ваше письмо. Не уклоняйтесь от общей критики компании и избегайте личных нападок и ненормативной лексики. Даже если вы очень расстроены и сердиты, сохраняйте спокойный и добрый тон в своей жалобе. Выражение оптимизма в отношении того, что вопрос будет решен, даст более убедительное письмо, чем обвинение читателя в ошибках компании.

Сопроводительное письмо.

Сопроводительные письма, что вам нужно знать?

Сопроводительное письмо сопровождает обычно более важный по значимости документ. Сопроводительное письмо предоставляет получателю конкретный контекст, в котором можно разместить более подробную информацию.

Сопроводительные письма обычно короткие. В первом абзаце описывается, что отправляется, и цель его отправки. Более длинное сопроводительное письмо может резюмировать ключевые элементы в одном или двух предложениях и предоставлять получателю другую полезную информацию.

Заканчивайте сопроводительные письма абзацем из одного предложения, в котором выражается доброжелательность, поблагодарив получателя или сделав ему комплимент.

Подтверждение о получении документов и писем

Коммуникация — большая часть бизнеса. Будь то с коллегами или с клиентами. Последний особенно оценит вашу открытость и знание того, что у вас обоих хорошие рабочие отношения. Например, когда они производят платеж вашей компании, и вы отправляете им письмо, подтверждающее их недавний платеж. Они оценят это и высоко оценят ваш бизнес сервис.

Как подтвердить получение документов?

Письмо, подтверждающее получение документации, письма, приказа или жалобы от другой стороны, должно быть отправлено сразу после получения фактических документов. Особенно, если это связано с чем-то, что может перерасти в юридические или деловые разногласия. В таком случае письмо-подтверждение является доказательством того, что вы ответили на запрос другой стороны (вовремя).

При написании примечания важно указать следующую информацию в письме-подтверждении платежа:

• Письмо с подтверждением даты отправки;
• Дата получения документа (ов);
• Название компании (при необходимости);
• Имя отправителя;
• Имя получателя;
• Количество документов;
• Особые замечания заслуживают внимания;
• Адрес получения;
• Описание документов.

Примеры предложений для письма-подтверждения для документа (ов):

Мы подтверждаем получение документов {дата}

Поскольку {Имя} не будет в офисе в течение следующих двух недель, я подтверждаю получение ваших документов от {Дата получения документов}.

Он будет доведен до его сведения сразу после его возвращения.

Мы позаботимся о том, чтобы ответственное лицо получило эти материалы сразу после возвращения в офис.

Если я могу оказать какую-либо помощь во время отсутствия {Имя}, пожалуйста, позвоните.

Искренне Ваш, {Имя}.

Просьба (запрос).

В вашей жизни может появится много случаев, когда вам может понадобиться написать официальное письмо с просьбой. Соответственно, знание правильного формата и тона официального запроса — необходимый жизненный навык. К счастью, письма-запросы обычно следуют определенному шаблону. Как только вы научитесь правильной технике, писать письма-запросы не составит труда.

Определите подходящего человека для запроса. Часто часть запроса заключается в том, чтобы выяснить, с кем следует связаться. Как правило, вам следует попросить наиболее квалифицированного человека выполнить ваш запрос, и может потребоваться некоторая работа, чтобы выяснить, кто это.

Если вы пишете, чтобы попросить компанию об одолжении, вам может потребоваться позвонить секретарю компании, чтобы определить подходящего человека. Получите полное имя, адрес, номер телефона и должность этого человека.

Возможно, вам придется написать другое письмо-запрос, чтобы спросить кого-нибудь, кому вы должны написать.

Напоминание.

Письмо с напоминанием — также называется платежным напоминанием, или просто напоминанием — это документ, отправленный клиентам, чтобы побудить их оплатить просроченные счета — фактуры. Узнавайте, когда счета-фактуры становятся просроченными, и проверяйте просроченные платежи с помощью писем-напоминаний.

Поздравление

Поздравительное письмо — это сообщение, в котором вы официально поздравляете другого человека с выдающимся достижением. Это отличный инструмент для построения сетей. Получатели ваших сообщений очень ценят такой добрый жест.

Зачем писать поздравления? Когда вы сосредотачиваетесь на добавлении положительной ценности в жизнь других людей, вместо того чтобы думать, что они могут сделать, чтобы помочь вам в профессиональном плане, вы укрепляете отношения. Это не только заставляет других чувствовать себя хорошо, но и может быть полезным в будущем, когда эти люди смогут помочь вам продвинуться по карьерной лестнице.

Рукописная открытка или письмо — лучший способ отправить поздравление, если у вас есть время. Хорошо написанное электронное письмо — это еще и продуманный способ поздравить ваших деловых партнеров. Какой бы вариант вы ни выбрали, помните, что никогда не поздравляете слишком сильно.

Напишите поздравительное письмо, когда коллега или профессиональные отношения достигают нового этапа, продвижения по службе, нового бизнеса или проекта. Когда сотрудники достигают определенных вех за годы своей службы, таких как годовщина, переезд, выход на пенсию или смена карьеры, работодатели должны выразить свою признательность с помощью письма поздравления.

Приглашение.

Пригласительное письмо: это письмо, написанное для приглашения людей на определенное мероприятие. Оно может быть написано физическим лицом или организацией на имя человека или организации. Цель этого письма — определить количество мест для гостей за несколько дней до даты мероприятия.

Как лучше оформить и правильно написать деловое письмо

Формат и структура написания делового письма.

Шаг 1. Информация об отправителе

Если вы хотите получить ответ, вы должны понимать, как правильно адресовать деловое письмо.

В этом разделе вы должны написать свой адрес, контактный номер и адрес электронной почты.

Многие люди также включают свое полное имя вверху. Однако другие считают, что в этом нет необходимости, потому что вы все равно собираетесь подписать письмо своим именем.

Хотите сэкономить время?

Что ж, если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать всю информацию.

Шаг 2: Дата

Вместо того, чтобы сокращать напишите дату целиком.

Когда вы пишете американским компаниям, используйте американский формат даты, то есть ставьте месяц перед датой дня.

Пример: октябрь, 20, 2016 г.

Напишите дату перед месяцем, если вы отправляете письмо в Великобритании или Австралии.

Пример: 20 октября 2016 г.

Шаг 3: Адрес получателя

Это адрес, по которому будет доставлено ваше письмо.

Напишите имя получателя, его должность (Ms./Mrs./Mr./Dr) и их адрес. Убедитесь, что вы как можно более конкретны, чтобы добраться до нужного пункта назначения.

Если вы не знаете имени человека, узнать его вам не повредит! Позвоните в компанию или поговорите с сотрудниками компании, чтобы узнать название.

Пример:

Г-н Майк Браун

Исполнительный директор

XYZ, Inc.

602 Melrose Avenue

Лос-Анджелес, Калифорния 90038

Шаг 4: Приветствие

Приветствие — это не просто слово, это показатель уважения. Вы можете выбрать приветствие в зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека и контекст вашего письма.

Если вы знаете человека, которому отправляете письмо, и в основном обращаетесь к нему по имени, вы можете использовать его имя в приветствии. (Например, дорогой Майк)

Однако и в этом случае есть исключения.

Возьмем пример.

Деканом колледжа XYZ может быть ваш дядя, но если вы пишете ему по официальному вопросу, было бы лучше, если бы вы использовали приветствие «Декан (Фамилия)»  или « Доктор (Фамилия) », потому что есть шанс, что другие люди обработают его письма и электронные письма.

Если вы кого-то не знаете, всегда используйте его титул и фамилию.

Если вы не уверены в чьем-либо гендере, вы можете использовать его полное имя. (Например, дорогой Тейлор Браун)

Если вы не знаете, кому конкретно отправляете письмо, используйте «тех, кого оно может касаться».

Какова бы ни была ситуация, убедитесь, что вы заканчиваете приветствие двоеточием. (Не запятой!)

Шаг 5: Тело

Это самая важная часть вашего письма. Тело должно содержать несколько (в основном три) кратких абзаца, каждый из которых имеет четкую цель.

Если вы хотите, чтобы ваш читатель произвел наилучшее впечатление, держите свое сообщение кристально ясным.

В первом абзаце представьтесь и поясните суть вашего письма. Вы также можете упомянуть здесь взаимные связи, если получатель не знает, кто вы.

Не знаете, с чего начать?

Вы можете написать «Я пишу вам по поводу…» в качестве первой строки.

В следующем абзаце подробно расскажите о своей основной мысли.

В заключительном абзаце кратко изложите свои мысли, еще раз сформулируйте цель письма и расскажите о запланированном курсе действий.

Совет: старайтесь избегать длинных, извилистых предложений и сразу переходите к делу.

Шаг 6: Завершение письма

Здесь вы укажете, что получатель может связаться с вами или вашей командой, если у него возникнут какие-либо проблемы или вопросы. Вы также можете поблагодарить его или ее за то, что он прочитал письмо.

Убедитесь, что завершение не превышает двух предложений!

Например, вы можете написать:

Пожалуйста, напишите мне на (ваш адрес электронной почты), чтобы назначить встречу. Спасибо!

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь звонить мне по (ваш контактный номер).

Шаг 7. Короткое завершение

Это короткое замечание, которым заканчивается ваше письмо. У вас есть много вариантов, но выберите тот, который отражает формальность ваших отношений.

Рекомендуемые официальные завершения включают «С уважением», «С уважением» или «Искренне».

Если ваше письмо менее формальное, вы можете написать «Всего наилучшего», «Спасибо», «С уважением» или «Всего наилучшего».

Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.

Шаг 8: Подпись

Убедитесь, что вы пропустили не менее четырех строк, чтобы было достаточно места для вашей подписи. После этого введите имя, которое нужно подписать.

Вы также можете указать название должности под своим полным именем.

Вот формат:

Ваша подпись

Введено полное имя

Заголовок

Шаг 9: Корпуса (если применимо)

Если вы планируете отправить что-либо вместе со своим деловым письмом, вы можете указать это, просто написав после подписи.

Считайте это печатной версией «прилагаем» к электронным письмам.

Если вы вложили много документов, составьте список, в котором получателю будет указано, что ему нужно искать в конверте.

Например:

Приложения (5): 2 брошюры и 3 флаера

Когда дело доходит до делового письма, недостаточно использовать правильное выравнивание и точную структуру.

Вам нужно подобрать правильный тон.

Вы должны убедиться, что получатель понимает намерение вашего письма.

Давайте раскроем секреты написания выдающегося делового письма!

Правила написания делового письма

Написание деловых писем: 7 четких правил построения

Для первого впечатления второго шанса нет. Этот принцип применим и к вашим деловым письмам. Поэтому вы должны единообразно оформлять свою деловую переписку. Пишите деловые письма без особых усилий — с этими 7 четкими правилами структуры вы можете сделать это легко.

Каждое деловое письмо содержит сообщение: ответы на запросы, подтверждения заказов, встречи, пожелания по выздоровлению, слова благодарности или наилучшие пожелания в особых случаях. Но каждое деловое письмо также является носителем имиджа компании: о выборе слов, сделанных заявлениях и, что очень важно, о структуре и структуре.

Хотя вы разрабатываете свое сообщение индивидуально, желательно следовать правилам при настройке деловой переписки, потому что четкая структура повышает приемлемость и удобочитаемость для получателя.

Таким образом, каждое деловое письмо от компании оформлено единообразно. Необходимо соблюдать определенные стандарты.

Стандартизированный макет гарантирует, что письмо можно сложить, перфорировать и отправить в обычном конверте с окошком.

7 правил построения деловых писем

С одной стороны, создавайте формы для фирменного бланка компании в соответствии с правилами — если дизайн не делает графическая студия. С другой стороны, шаблон, который каждый сотрудник может найти на своем компьютере, чтобы он мог правильно и легко вводить данные для своей деловой переписки.

Правило 1. Адресное поле.

У вас есть девять строк в поле адреса, которые разделены на три области:

Строки с 1 по 3 для заметок. Однострочные примечания начинаются в строке 3, двухстрочные — в строке 2 и трехстрочные — в строке 1. Если нет никаких дополнений или замечаний к адресу получателя, первые три строки остаются пустыми в соответствии с правилами написания делового письма.

Строки с 4 по 6 для адреса. Для поля адреса рекомендуется размер шрифта 10 пунктов. Таким образом, вы гарантируете, что автоматические читающие и сортировочные машины почтальонов смогут быстрее сортировать и пересылать письма. Между адресными данными нет пустых строк. Пример иллюстрирует структуру:

Отгрузка товара

Если доставка невозможна, укажите

новый адрес

Muster GmbH

Г-н Майкл Мустер

1234 МОДЕЛЬ ГОРОД

ШВЕЙЦАРИЯ

Если ваше письмо отправляется за границу, необходимо соблюдать еще три важных правила:

• Не используйте код страны — например, город модели D-12345.

Напишите местонахождение на языке страны — например, Мюнхен, Бухарест, — чтобы облегчить доставку в страну получателя.

Напишите место и страну назначения заглавными буквами — например, МЮНХЕН / ГЕРМАНИЯ или РИМ / ИТАЛИЯ.

• Правило 2: правильное приветствие с титулом и официальным титулом

Поле адреса — это первое, что видит и читает ваш получатель. Поэтому вам следует избегать ошибок, которые подкрадываются, когда к вам обращаются. Вот несколько советов:

Названия должностей указываются рядом с «Мисс» или «Мистер» в первой строке.

Г-н юрист

Миссис директор

Обозначения заголовков ставятся непосредственно перед именем и обычно сокращаются.

Г-н юрист

Доктор Ганс Мейер

Миссис директор

Профессор Михаэль Мюллер

Г-н дипл. Инж. Майкл Мустерманн

Женатые пары

Миссис и мистер

Таня и Гвидо Гербер

Все члены семьи  Семья Шмид

Не состоящая в браке пара

Г-жа Андреа Бруннер

Г-н Стефан Видмер

Партнер имеет двойное имя

Г-жа Лаура Мюллер-Шмид

Г-н Мартин Шмид

Партнер имеет титулы

Мисс доктор Изабель Рот

Г-н Николас Рот

• Правило 3: двухстрочная строка ссылочного номера

Ссылочная строка следует под полем адреса — с интервалом в две пустые строки. В этой строке информация относится к руководящим словам в следующем порядке (необязательные, конечно, опускаются):

Г-н юрист

Дитер Мюллер

Musterstrasse 12

1234 модельный городок

Ваш знак

ММ

Ваше сообщение от,

12.08.2016

Наш знак

JK7

Наше сообщение от,

15.08.2016

Телефон, имя

-123, Мюллер

Дата

2016-08-17

• Правило 4: дата

Дата, встроенная в справочную строку, адаптирована к международной переписке.

Год месяц день     2016-07-22  Соответствует европейскому стандарту

День месяц год     20.07.2016   Все еще широко распространенное правописание

День. (как число). Месяц (в виде текста) год (в виде числа)            22 июля 2016 г.

• Правило 5: тема письма

В строке темы укажите основную информацию письма, по существу. Кратким и содержательным сообщением вы можете заинтересовать клиента или делового партнера.

Две строчки от контрольной линии – и поле должно «только» состоять из даты. Вводные слова опускаются.

Рекламные знаки препинания, такие как «Сэкономьте 500 швейцарских франков сейчас!», Разрешены в строке темы, но знаки препинания не допускаются.

Выделение разрешено. Подчеркните тему письма жирным или цветным шрифтом.

• Правило 6: приветствие

Приветствие следует через две строки после темы. Однако вы получаете оценку не только благодаря правильному размещению, но и по личному и подходящему адресу.

• Правило 7: Приветствие, подпись и приложения

В конце письма также следует учесть несколько моментов.

Приветствие. Добавьте пустую строку в текст письма: «С уважением», «С уважением и хороших выходных» или «С наилучшими пожеланиями из Цюриха».

Подпись. Допускается от трех до четырех пустых строк для подписи. Поскольку некоторые подписи трудно читать, рекомендуется повторить имя и фамилию подписавшего в печатном виде под подписью.

Удобства. Под подписью (или машинописным повторением имени, подписавшего) разместить ссылку на прикрепленные приложения. Пробел — одна пустая строка. Только жирный шрифт используется для выделения слова «растение (я)». После слова «Plant (s)» двоеточие не ставится. Перечислите отдельные вложения одно под другим, не используя маркеры.

Написание деловых писем — ключевые данные по структуре

• Данные вашего отправителя
• Форма бланка + высота бланка
• Форма A: 27 мм для логотипов небольших компаний
• Форма B: общий вариант 45 мм

Размещение текста на фирменном бланке

Для формы A: 2,0 см до левого края листа, 2,7 см до верхнего края листа.

Для формы B: 2,0 см до левого края листа, 4,5 см до верхнего края листа.

Размер: 0,5 см х 8,5 см

Размер шрифта: от 6 до 8 пунктов.

Особенности: Все поле визуально отделено от поля адреса горизонтальной линией, т.е. налоги отправителя подчеркнуты в окне письма.

Поле адреса.

Количество строк: девять строк.

Строки 1–3: Дополнения и примечания, такие как «Зарегистрировано».

Строки 4–9: адрес получателя.

Размер: 4,0 х 8,5 см

Размер шрифта: 10 пунктов идеально. Ни в коем случае не меньше 8 баллов.

Строка двухстрочного номера ссылки

Расположение информации — ключевые слова: 2,41 см от левого края листа.

Отдельные ключевые слова: расположить по левому краю.

Условные обозначения для ключевых слов: на следующей строке.

Тема письма

Пустые строки: всегда две пустые строки перед фактической строкой темы.

Положение: на левом поле через 2,41 см от левого края листа.

Соединение со следующим буквенным элементом: две пустые строки перед приветствием.

Основные правила делового письма следующие:

Советы по написанию деловых писем

1. Будьте краткими и простыми.

Выбор слова может повысить или снизить эффективность вашего делового письма. Избегайте цветочных описаний и жаргона, если вы не уверены, что получатель поймет, о чем вы говорите.

Как однажды сказал Бенджамин Франклин: «Время — деньги».

Письмо должно быть четким и кратким. Как можно быстрее переходите к делу.

2. Тон письма

Держите свой тон разговорным, но профессиональным. Вы же не хотите показаться высокомерным или хвастливым, не так ли?

Сохраните обычный язык для электронных писем и сообщений — ваши деловые печатные письма должны быть немного профессиональными.

С учетом сказанного убедитесь, что вы говорите легко и просто. Вы же не хотите, чтобы ваше письмо выглядело как что-то написанное машиной!

Совет: используйте глаголы с активным залогом вместо пассивного. Активный залог показывает, что вы заботитесь и несете ответственность за свои действия. (Пример: «Мы доставим его вам до 15 декабря». Не… «Ваш товар будет доставлен до 15 декабря).

3. Корректура, корректура и еще раз корректура!

Как вы, наверное, уже поняли, деловое письмо — не место для небрежности. Трижды проверьте его на наличие орфографических и грамматических ошибок.

Также не забудьте проверить написание имени получателя. Если вы напишете его неправильно, это увеличит вероятность того, что ваше письмо попадет в корзину.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает профессионализма и внимания к деталям. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.

Структура делового письма

Части стандартного формата делового письма

Как вы, наверное, узнали в начальной школе, деловые письма состоят из разных частей. В этом разделе рассказывается о том, что входит в каждую часть, и о правильном формате делового письма.

1. Информация об отправителе

Важно знать, как правильно адресовать деловое письмо, особенно если вы ждете ответа.

В этом разделе указан ваш полный адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Некоторым людям нравится указывать свое полное имя в верхней части этого списка, но некоторые думают, что это излишне, потому что вы все равно будете подписывать письмо своим именем. Вам не нужно указывать это, если на бумаге, которую вы используете, есть фирменный бланк.

Что включить и форматирование:

Имя

Адрес улицы

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Страна (если не в той же стране, что и ваш получатель)

Твой номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Рекламное объявление

2. Сегодняшняя дата

Напишите месяц и укажите полный год. Напишите месяц, число и год, если вы отправляете деловое письмо в США, но начинайте дату с дня (например, 18 октября 2018 г.), если вы отправляете письмо в Великобритании или Австралии.

3. Информация об адресате (также известная как внутренний адрес)

Включите информацию о получателе, начиная с его имени, затем укажите должность и полный адрес. Обращайтесь к получателю, используя г-жа, г-н, или используйте любое соответствующее название должности, если необходимо.

Имя

Название работы

Адрес компании

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Страна (необязательно)

4. Приветствие

Приветствие, используемое в разделе адресата, не обязательно должно быть таким же, как здесь. Все зависит от того, насколько вы близки или знакомы с адресом, а также от контекста вашего письма. Деканом в Колледже наук может быть ваша тетя, но если вы пишете ей в официальном качестве, лучше всего использовать приветствие «Декан (Фамилия)» или «Доктор (Фамилия)», потому что есть шанс, что другие люди обработают ее переписку. Военные и религиозные титулы следует записывать как есть.

Не знаете пол получателя? Не используйте Mr. или Ms., просто напишите «Уважаемый» и укажите полное имя. Если вы не знаете, кто является точным контактным лицом, вам подойдет «Кого это может касаться». Вы также можете обратиться в отдел или группу, которая будет обрабатывать ваше письмо, например «Члены комитета по найму» или «Руководство ассоциации кондоминиумов».

Всегда заканчивайте приветствие двоеточием, а не запятой.

5. Основной текст

Текст письма обычно состоит из одного-трех коротких абзацев, каждый из которых имеет определенную цель и организован для ясности.

Вступление. Объясняет причину письма и то, чего вы хотите с его помощью достичь.

Второй абзац. Предоставляет более подробную информацию о вашем запросе, например, о предпринятых вами шагах или уплаченных сборах. В случае маркетинговых писем или писем с заявлением о приеме на работу во втором абзаце вы будете продавать продвигаемый продукт или свое приложение.

Третий абзац. Необязательный и включается в ситуации, когда второго абзаца недостаточно для полного объяснения ситуации.

Завершение

В заключении содержится одно или два предложения, в которых получателю предлагается выполнить любое действие, указанное в вашем письме, и выражается благодарность за чтение вашей почты.

4 типа стилей делового письма

Мир делового письма может показаться огромным. Кажется, что в каждом офисе есть варианты документов, каждый со своими индивидуальными шаблонами и отраслевым направлением. Различные сценарии требуют разных форм делового письма. Однако бесчисленные документы можно разделить на четыре основные категории стилей.

У каждой категории есть своя общая цель. Исходя из цели, каждый из множества деловых документов попадает в эти четыре широких сегмента. Понимание этих концептуальных разделов поможет вам принять решение о выборе документа и его цели.

1. Учебное деловое письмо

Деловое письмо с инструкциями предоставляет читателю информацию, необходимую для выполнения задачи. Задача может быть выполнена немедленно или может быть использована в будущем.

Этот тип документа должен разбивать процесс на шаги, понятные читателю. Письменный отчет должен учитывать знания читателя об области, объеме задачи, а также учитывать вариации или потенциальные проблемы.

Примеры:

Руководство пользователя: руководство, направленное на то, чтобы позволить покупателю использовать продукт. Эффективные руководства пользователя имеют решающее значение для хорошего пользовательского опыта и счастливых клиентов. Руководства пользователя часто считаются частью технического письма, которое тесно связано с деловым письмом.

Спецификации: технический документ, в котором описывается продукт или процесс, позволяющий создавать или реконструировать его незнакомым, но знающим пользователем, обеспечивая эффективное распространение.

Памятка: короткое уведомление о новой информации, которой поделились в большой группе в организации. Памятка может включать в себя прямое указание или быть ссылка на то, как для выполнения задач в будущем.

2. Информационное деловое письмо

Не все деловые письма требуют действий. Большой объем письма создан для справки или записи. В эту категорию могут входить менее привлекательные, но все же важные документы.

Точная и последовательная запись деловой информации важна для оценки прогресса, прогнозирования будущей работы, а также для соблюдения юридических и договорных обязательств.

Примеры:

Отчет: возможно, основная часть информационного письма — это написание отчета. Организации полагаются на отчеты, чтобы действовать, передавать деловую и техническую информацию, фиксировать выполненную работу, регистрировать инциденты, завершать проекты и рекомендации и действовать в качестве архива. Хорошо письменный отчет позволяет читателю легко понять содержание и, в случае необходимости, принимать обоснованные решения.

Финансы: документы, описывающие финансовое состояние компании. Эти отчеты предоставляют финансовую картину компании за определенный период.

Протокол: краткое изложение работы собрания. Запись обсуждений, решений и заданий для участников и других лиц.

3. Убедительное деловое письмо

Когда люди думают о деловом письме, они часто думают о категории убедительного письма. Эти документы обычно связаны с продажами. Убедительное письмо может быть прямым, с акцентом на конкретный предмет, или косвенным, с упором на развитие отношений с клиентом.

Цель состоит в двух направлениях: передать информацию и убедить читателя в том, что представленная информация предлагает наилучшую ценность. Текст написан, чтобы произвести впечатление на читателя и повлиять на его решение.

Примеры:

Предложения: в этих документах излагается предложение продукта или услуги конкретному потенциальному клиенту. В предложении обычно представлен обзор проекта, преимущества, сроки, затраты и компетенция.

Электронная почта для продаж: электронное письмо, адресованное большому количеству людей для презентации продукта или услуги.

Пресс-релиз: текст, написанный для журналистов и СМИ, представляющий новую информацию. Текст призван убедить читателя поделиться контентом через свои собственные каналы.

4. Транзакционные деловые письма

Повседневное общение подпадает под транзакционное деловое письмо. Большая часть этого письма отправляется по электронной почте, но также включает официальные письма, формы и счета-фактуры. Простой способ быстро улучшить свое деловое письмо о транзакциях — это пройти онлайн-курс.

Эти документы используются для выполнения общих операций. Они также используются для передачи хороших и плохих новостей, часто связанных с процессами управления персоналом.

Примеры:

Электронная почта: документы, используемые для быстрого обмена информацией между сотрудниками или клиентами в деловой деятельности. Узнайте, как написать деловое письмо.

Уведомление об увольнении: в этом письме содержится официальный контекст и подробности процедуры, связанные с увольнением.

Деловой стиль письма

В отличие от некоторых других видов письма, таких как поэзия или художественная литература, деловое письмо не дает возможности для самовыражения. Вместо этого оно требует довольно консервативного и неприкрашенного стиля. Стиль письма, также известный как голос или тон, — это манера, в которой писатель обращается к читателю. Он включает в себя такие качества письма, как словарный запас и фигуры речи, фразировка, ритм, структура предложения и длина абзаца. Разработка соответствующего стиля делового письма хорошо отразится на вас и увеличит ваш успех в любой карьере.

Обращение в деловом письме

Что такое приветствие в деловом письме?

Приветствие в деловом письме — это официальное приветствие, используемое в профессиональных письменных документах. К ним относятся деловые письма, материалы для заявления о приеме на работу и официальные электронные письма. Правильное использование приветствия в деловом письме важно в деловой переписке и в организационной практике.

Почему так важно приветствие в деловом письме?

Использование приветствия в деловом письме в адрес получателя важно по трем причинам:

Повышает профессионализм. Использование правильной формулировки, пунктуации и личного или профессионального названия в приветствии делового письма может продемонстрировать ваш профессионализм и вашу силу в тактике делового письма.

Это делает его личным. Включение полного имени получателя в приветствие вашего делового письма может привлечь их внимание, продемонстрировать вашу инициативу, потратить время на поиск этой информации и потенциально сделать ваше сообщение более значимым.

Это демонстрирует ваше намерение. Формально приветствуя получателя, вы демонстрируете, что это письмо касается профессиональной темы.

Оформление делового письма

Как правильно оформить деловое письмо?

При написании делового письма вам может потребоваться применить навыки критического мышления, чтобы найти лучший способ оформить деловое письмо.

Выполните следующие действия, чтобы правильно отформатировать деловое письмо:

1. Соберите всю необходимую контактную информацию.

Вы захотите начать с ввода своей контактной информации и информации получателя. Обязательно разделите информацию об отправителе и получателе в верхнем левом углу письма. Таким образом, ваше письмо будет правильно адресовано в нужное место и нужному человеку.

2. Выберите свое приветствие.

Выберите, какое приветствие вы хотите использовать для официального приветствия получателя. Поскольку вы пишете формально, используйте язык, который соответствующим образом обращается к ним. Если вы знаете их имя, добавьте их имя и фамилию в приветствие, но вы также можете использовать фразу вроде «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, кому отправить его.

3. Создайте основной абзац.

Основной абзац должен быть разделен одним интервалом, чтобы вы могли хранить всю информацию вместе, и убедитесь, что вы выровняли заголовок по левому краю, чтобы выровнять его с остальной частью письма.

4. Четко определите свою цель.

В основном абзаце сделайте ваше основное сообщение простым и кратким для читателя. Это поможет вам сосредоточиться на теме и цели, которую вы пытаетесь достичь. Если ваш тон предназначен для того, чтобы убедить читателя, то опишите, как они взаимовыгодно делают то, что вам нужно, но вам также придется объяснить, почему. Если вы эффективно добиваетесь своей цели, они должны быть более чем готовы помочь вам.

5. Официально завершите письмо и поставьте свою подпись.

Заключение должно быть коротким и формальным, чтобы оно соответствовало остальной части письма. Для вашей подписи оставьте четыре одинарных пробела между завершением и подписью, которую вы ставите внизу письма. В идеале подпись должна быть написана от руки и прикреплена к письму до его распечатки. Есть сайты, где вы можете бесплатно написать свою подпись и вставить ее прямо в электронную копию своего письма.

Вот несколько примеров того, как вы можете закрыть письмо, прежде чем поставить свою подпись:

С уважением

Сердечно

Искренне

Электронное деловое письмо

Среднестатистический пользователь электронной почты получает более девяноста писем в день. Это означает, что у вашего сообщения есть серьезная конкуренция за внимание получателя. Четкое и эффективное общение начинается с использования правильного формата деловой электронной почты.

То, как вы форматируете корпоративную электронную почту, имеет огромное значение. Хорошее форматирование электронной почты не только облегчает чтение, но и делает вас похожим на безупречного профессионала.

Пример делового письма

Давайте рассмотрим пример письма с подтверждением сотрудника, чтобы увидеть формат официального делового письма:

Дженис Грейсон,

директор по персоналу

Grant Technologies

452 Hollow Farm Road

Danbury, CT 06811

203-679-9034

jgrayson@granttechnologies.com

6 ноября 2019 г.

Берни Гловер, старший менеджер проекта,

маркетинговое агентство BG,

792 Fleetway Drive

Mahopac, NY 10541

Уважаемый мистер Гловер,

Я пишу это письмо, чтобы убедиться, что Филип Смит проработал в Grant Technologies два года в нашем отделе маркетинга. Здесь он начал работать 6 ноября 2017 года.

Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной по телефону 203-679-9034.

С наилучшими пожеланиями,

Дженис Грейсон

Заключение: что такое деловое письмо?

Знаете ли вы, что бумажное общение более запоминающееся и полезное, чем общение через экран? Это еще одна причина для отправки печатного делового письма!

Да, электронная почта может быть самым быстрым и удобным способом делового общения, но печатное деловое письмо никогда не потеряет своего очарования и эффективности.

Кроме того, теперь, когда вы знаете, что делаете, написание деловых писем станет для вас легкой прогулкой. Разве это не проще, чем вы себе представляли?