Что такое деловое письмо?

Что приходит вам в голову, когда вы слышите термин «деловые письма»? Давайте угадаем!

Сама концепция деловых писем может показаться вам совершенно древней. Вы можете задаться вопросом, присылают ли люди вообще эти белые конверты с модными бланками.

Или, если это просто устаревшая концепция, замененная электронной почтой и сообщениями. По правде говоря, в деловом мире печатные письма являются важной частью любой коммуникационной стратегии.

Согласно исследованиям, офисный работник получает в среднем 121 письмо в день.

Это означает, что у вашего письма больше шансов быть прочитанным, если оно доставлено через ваш почтовый ящик, а не через электронную почту.

Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или написать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может вам помочь.

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это официальный документ, который одна компания отправляет другой. Эти письма могут использоваться для профессиональной переписки между клиентами, сотрудниками, заинтересованными сторонами, а также отдельными лицами.

Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или написать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может отличиться.

Деловые письма демонстрируют уровень профессионализма и высокого класса, однако их написание становится утомительной задачей, если вы не знакомы с концепцией.

Виды деловых писем

Какую информацию вы должны включить и насколько она должна быть формальной?

Есть ли ограничение на количество абзацев, которые вы можете написать?

Если у вас нет ответов на эти вопросы, вы попали в нужное место.

Мы составили руководство, чтобы вы могли овладеть искусством написания деловых писем.

Но перед этим давайте кратко рассмотрим различные типы деловых писем, которые вам, возможно, понадобится написать в какой-то момент вашей жизни.

Типы деловых писем

1. Сопроводительные письма

Во-первых, сопроводительное письмо — это одностраничный документ, который кандидаты отправляют вместе со своими резюме. Работодатель отправляется на путь величайших карьерных и жизненных достижений.

Независимо от того, являетесь ли вы студентом или опытным профессионалом, сопроводительное письмо является важным документом, демонстрирующим ваши навыки, опыт и то, почему вы подходите для должности, на которую претендуете.

Подсказки:

Не пытайтесь вместить в сопроводительное письмо всю свою карьеру. В нем должен быть тщательно подобранный сборник рассказов.

Не указывайте навык, которого у вас на самом деле нет. Вы обязательно пожалеете, когда вас попросят применить этот навык на собеседовании.

Будьте лаконичны и пишите по делу. У работодателя нет времени читать мемуары целиком.

2. Деловые приглашения

Эти письма — формальный способ связаться с компанией или частным лицом и пригласить их на мероприятие, организованное вашей компанией.

Поскольку деловые мероприятия обычно носят формальный характер, письмо-приглашение, скорее всего, также будет формальным. Но если вы организуете случайное мероприятие, это должно быть отражено в вашем приглашении и тоне.

Подсказки:

Напишите письмо так, чтобы оно вызвало предвкушение события.

Четко укажите дату, время и место проведения.

Установите дружеское продолжение, чтобы напомнить им о событии.

3. Письмо с жалобой

Это письмо — способ формально выразить свое разочарование. Вы можете сообщить о неудачном опыте, плохом обслуживании клиентов или сообщить компании, что их продукция не соответствует вашим ожиданиям.

Ключ к этому письму заключается в том, что оно не должно звучать так, как будто вы придираетесь, но оно также не должно терять своей важности, если вы хотите, чтобы вас воспринимали серьезно.

Подсказки:

Не становитесь слишком эмоциональными или чрезмерно злыми. Просто констатируйте факты.

Будьте сердечны и профессиональны. Расскажите им всю историю и расскажите, как вы хотите, чтобы они исправили свои ошибки.

4. Заявление об отставке

Заявление об увольнении — это документ, уведомляющий вашего работодателя о том, что вы увольняетесь с работы. Независимо от того, работаете ли вы в кафе или крупной компании, это правильный протокол — подать заявление об увольнении перед отъездом.

Также не поддавайтесь, если у вас возникнет желание отправить зажигательное заявление об увольнении! Вы можете снова пересечься с этими людьми.

Подсказки:

Будьте проще, придерживайтесь фактов и не начинайте жаловаться. Письма об увольнении — не самое подходящее место для жалоб и критики.

Поблагодарите своего начальника и / или компанию за предоставленные возможности и опишите некоторые ключевые вещи, которым вы научились на работе.

Если вы занимаетесь влиятельной позицией, внимательно относитесь к своим словам, потому что ваше письмо, скорее всего, будет обнародовано.

5. Заказные письма

Этот тип писем, также известен как «заказ на поставку», используется для заказа вещей или покупки материалов. Они действуют как юридическая запись, документируя сделку между покупателем и продавцом.

Эти письма обычно отправляются одним бизнесом другому бизнесу, чтобы сделать заказ или изменить его.

Подсказки:

Будьте краткими и ясными, чтобы избежать недопонимания или путаницы.

Включите все, что потребуется продавцу для доставки заказа и получения оплаты.

Предоставьте контактную информацию для будущих разговоров или дальнейших действий.

6. Рекомендательное письмо

Эти письма предназначены для того, чтобы порекомендовать кого-то для стажировки, работы или других подобных возможностей.

Перед тем, как нанять сотрудника, многие работодатели просят такие письма. В нем рассказывается, почему человека, о котором идет речь, следует нанять, и описываются его сильные стороны и способности.

Подсказки:

Будьте честны и не соглашайтесь писать письмо незнакомому человеку.

Используйте конкретные примеры, чтобы выделить сильные стороны, навыки и способности человека.

Укажите, почему вы считаете, что кандидат преуспеет в этой роли.

Часто люди упускают из виду важность написания убедительных деловых писем, потому что эта концепция их просто не интересует. В результате люди не умеют писать деловое письмо.

Что ж, если вы в одной лодке, мы вас поддержим.

Написание четкого и краткого делового письма не составляет большого труда, если вы следуете установленным правилам в отношении верстки и стиля обращения.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо относится к письменному обязательству, предоставленному банком по запросу клиента, который заключил договор купли-продажи товаров у поставщика, обеспечивая уверенность в том, что клиент выполнит обязательства по контракту, заключенному с поставщиком.

Помимо покупки товаров, гарантийное письмо также может быть выдано в торговле технологиями, заключении контрактов и строительстве, финансировании от финансового учреждения, аренде крупного оборудования и декларации импорта-экспорта товаров. Оно также может быть отправлено по запросу автора колл-аванса, чтобы дать гарантию того, что он владеет базовым активом и что он будет доставлен банком, если колл будет исполнен.

Коммерческое предложение.

Письмо с коммерческим предложением — это письменный документ, в котором предлагается сотрудничество и описывается, как продукты или услуги вашей компании могут принести пользу потенциальному клиенту или инвестору. Деловая возможность, которая может возникнуть в результате вашего предложения, может быть решающим случаем, поэтому написание эффективного письма, вероятно, является одним из самых важных дел, которые вы можете сделать для своей компании. Однако для того, чтобы письмо было эффективным, оно должно быть, как подробным, так и кратким, а также успешно отражать, как ваш бизнес может принести пользу вашему клиенту.

Извещение (Уведомление)

Письмо-уведомление отправляется для информирования получателя важным контентом. Существует множество сценариев, в которых это обычно используется, в том числе информирование кого-либо о том, что против него был подан иск, уведомление арендодателя о том, что вы планируете переехать, и сообщение различным организациям о том, что вы на законных основаниях изменили свое имя.

Письмо-уведомление также может быть использовано для того, чтобы проинформировать компании или кредиторов о том, что кто-то скончался, или чтобы сообщить иммиграционным властям, что вы поженились, что может повлиять на подачу заявления на визу.

Есть также много неофициальных вариантов использования этого вида писем, хотя они не обязательно могут иметь официальное название «уведомление».

Оферта (Предложение)

Письмо с предложением — это любое письменное уведомление, информирующее кандидата о том, что он был отобран для работы. Это официальное письмо, которое часто включает подробности трудоустройства, от даты начала работы до льгот и, что наиболее важно, условий найма.

Письменные предложения о работе – оферта.

Если предложение о работе сделано по телефону или электронной почте, за ним, скорее всего, будет следовать официальное письмо, подтверждающее детали занятости, такие как описание должности, заработная плата, льготы, оплачиваемый отпуск и структура управления. Предложение о работе может зависеть от выполнения новым сотрудником дополнительных действий, таких как прохождение проверки биографических данных или рекомендаций или прохождение теста на наркотики перед приемом на работу.

Кандидат может принять предложение о работе, подписав и вернув письмо в качестве официального принятия на должность.

Если предложение не соответствует ожидаемому компенсационному пакету, кандидат должен решить, делать ли встречное предложение или отклонить приглашение.

Что входит в письмо с предложением о работе

В письме-предложении подтверждаются такие данные о трудоустройстве, как:

• Описание работы
• Должность
• Структура отчетности
• Дата начала приема на работу
• Зарплата
• Информация о льготах и ​​право на участие
• Подтверждение оферты

Рекламация (Жалоба)

В юридической терминологии жалоба — это любой официальный юридический документ, в котором изложены факты и юридические причины, которые сторона или стороны считают достаточными для обоснования иска против стороны или сторон, против которых подан иск, который дает истцу право на средство правовой защиты.

Как писать письма-жалобы?

Написание официального письма с жалобой остается эффективным способом предупредить компанию о проблеме.

Прежде чем приступить к составлению черновика, соберите всю информацию, которую вам нужно будет включить в свою жалобу. Эта информация может включать время, дату и место, где вы приобрели некачественные товары или услуги, номера ссылок или счетов, а также записи о предыдущем общении с компанией. В обоснование своей жалобы вам может потребоваться приложить к письму копии таких документов, как квитанции.

Как структурировать письмо с жалобой?

Ваше письмо с жалобой должно соответствовать стандартному формату составления официального письма.

Под адресом получателя укажите тему, чтобы указать продукт или услугу, на которые вы обращаетесь в своей жалобе. В первом основном абзаце начните с предложения, которое сразу привлекает внимание читателя к вопросу, например:

• Пишу, чтобы пожаловаться на неправильную установку моего кондиционера.
• Хочу выразить недовольство пребыванием в вашем отеле.

После вступительного предложения дайте краткое изложение событий, вызвавших вашу жалобу. Обязательно укажите точные даты и время и дайте всю необходимую информацию в четкой и логичной последовательности.

В следующих абзацах вы должны указать, какие шаги вы предприняли до сих пор, чтобы решить проблему, и описать последствия неисправного продукта или услуги. Добавление конкретных деталей, таких как дополнительные расходы, которые вы понесли для замены неисправного продукта, усилит вашу жалобу. Если вы ранее общались с компанией, обязательно отметьте это в своем письме; включите номера ссылок, где это возможно.

В последнем абзаце вашего письма вы должны изложить свои ожидания относительно того, как компания должна решить этот вопрос, включая конкретные действия и сроки, например:

• Буду признателен, если вы замените недостающую деталь к следующей неделе.
• Пожалуйста, дайте мне знать, как можно скорее, какое действие вы предлагаете предпринять.
• Я с нетерпением жду вашего ответа в течение следующих десяти дней.

Совет: проявите спокойствие и сосредоточенность.

Сосредоточьте свою жалобу на том происшествии, которое вызвало ваше письмо. Не уклоняйтесь от общей критики компании и избегайте личных нападок и ненормативной лексики. Даже если вы очень расстроены и сердиты, сохраняйте спокойный и добрый тон в своей жалобе. Выражение оптимизма в отношении того, что вопрос будет решен, даст более убедительное письмо, чем обвинение читателя в ошибках компании.

Сопроводительное письмо.

Сопроводительные письма, что вам нужно знать?

Сопроводительное письмо сопровождает обычно более важный по значимости документ. Сопроводительное письмо предоставляет получателю конкретный контекст, в котором можно разместить более подробную информацию.

Сопроводительные письма обычно короткие. В первом абзаце описывается, что отправляется, и цель его отправки. Более длинное сопроводительное письмо может резюмировать ключевые элементы в одном или двух предложениях и предоставлять получателю другую полезную информацию.

Заканчивайте сопроводительные письма абзацем из одного предложения, в котором выражается доброжелательность, поблагодарив получателя или сделав ему комплимент.

Подтверждение о получении документов и писем

Коммуникация — большая часть бизнеса. Будь то с коллегами или с клиентами. Последний особенно оценит вашу открытость и знание того, что у вас обоих хорошие рабочие отношения. Например, когда они производят платеж вашей компании, и вы отправляете им письмо, подтверждающее их недавний платеж. Они оценят это и высоко оценят ваш бизнес сервис.

Как подтвердить получение документов?

Письмо, подтверждающее получение документации, письма, приказа или жалобы от другой стороны, должно быть отправлено сразу после получения фактических документов. Особенно, если это связано с чем-то, что может перерасти в юридические или деловые разногласия. В таком случае письмо-подтверждение является доказательством того, что вы ответили на запрос другой стороны (вовремя).

При написании примечания важно указать следующую информацию в письме-подтверждении платежа:

• Письмо с подтверждением даты отправки;
• Дата получения документа (ов);
• Название компании (при необходимости);
• Имя отправителя;
• Имя получателя;
• Количество документов;
• Особые замечания заслуживают внимания;
• Адрес получения;
• Описание документов.

Примеры предложений для письма-подтверждения для документа (ов):

Мы подтверждаем получение документов {дата}

Поскольку {Имя} не бу